ניהול משרד עורכי דין מצריך עבודה על פי שיטות ניהול של יחידת רווח והפסד לכל דבר ועניין, ובדומה לעסקים שמוכרים מוצרים, המשרד מוכר שירותים שונים

(צילום: depositphotos)

דואגים ללקוחותיכם בהיבטים משפטיים אך טובעים בנתונים טכניים וחישוביים? הכירו את מערכת ה-BI  שפותחה בהתאמה לצרכים השונים של משרדי עורכי הדין, למדידת יעילות של מדדים שונים ולהבטחת הרווחיות לאורך זמן.

לנהל את המשרד ביעילות ולשלוט בנתונים

ניהול משרד עורכי דין מצריך עבודה על פי שיטות ניהול של יחידת רווח והפסד לכל דבר ועניין, ובדומה לעסקים שמוכרים מוצרים, המשרד מוכר שירותים שונים, שמורכבים משעות עבודה, מומחיות, ידע, הוצאות תפעול שונות. עורכי הדין המצליחים ביותר עושים זאת כי הם יודעים לתעדף את הלקוחות והמשימות, מכירים את נתוני העלות השעתית ומתמחרים טוב יותר את השירותים שלהם.

יחד עם זאת לא כל עורך דין הוא גם "איש של מספרים" וברוב המקרים הוא יעדיף להשקיע את עיקר המשאבים בביצוע עבודתו המשפטית, כאשר את ענייני החישוב הוא משאיר למשרד הנהלת החשבונות במקרה הטוב או לעובד זוטר במשרד – במקרה הפחות טוב. באופן זה יתכן מאוד והוא מוותר מבלי לדעת על משאב ידע חיוני, אשר ישנה את התוצאה הסופית ויהפוך אותו ממשרד, שאין ביכולתו להעריך את הכנסותיו החודשיות ובוודאי שלא לחזות אותן למשרד ששולט בנתונים, בתעריפים ובמנגנוני הגבייה.

תוכנה ייעודית לניהול משרדי עורכי דין

כיום אין כל צורך להיעזר בטבלאות אקסל ולבצע חישוביים ידניים ולתחקר את הביצועים ביחס לתיקי הלקוחות, שכן כל משרד עורכי דין יכול לאמץ לשירותיו פלטפורמה אינטרנטית, שנבנית בהתאמה מיטבית לצורכי המשרד ומטרתה לגייס את הדאטה לטובת ייעול הפעילות ושיפור בנתוני הרווחיות של המשרד. הפתרון המובנה יעיל ונוח מאוד לשימוש, אינו מצריך ידע מקדים בתחקור נתונים במערכת ומסייע להגיע לתובנות עסקיות תוך הצגת תמונת מצב רוחבית על פעילות המשרד במספר היבטים:

רווחיות

הבנת נתוני הרווחיות תסייע בתיעדוף לקוחות רווחיים ובתמחור מותאם של שעות עבודה לכל לקוח ולקוח. במערכת ניתן לבצע מעקב אחר טיפול בתיקי לקוחות והערכת עלות שעתית ממוצעת לכל לקוח, מעקב אחר תיקי לקוח, חיובי עבר וחיובים עתידיים, דירוג לקוחות ריווחיים לעומת לקוחות שמצריכים משאבים רבים ופוגעים בריווחיות המשרד. וכן הבנת ריווחיות העובד על בסיס איסוף נתונים צולבים הנוגעים לשעות עבודה וביצועים.

הנהלת חשבונות

ביצוע תהליכי הנהלת חשבונות מקצה לקצה לרבות תשלום לעובדים ולספקים, הפקת דוחות חודשיים באופן מתוזמן ואוטומטי ביחס לשעות שחויבו במערכת הגבייה ועליהם יש להפיק חשבונית. ביצוע בקרת גבייה אוטומטית של תשלומים עתידיים ותשלומים שמועד התשלום שלהם עבר, הפקת דוחות גבייה באופן מתוזמן.

ניהול צוות

שיבוץ צוות למשימות שונות, הפקת דוחות תקופתיים למעקב אחר שעות עבודה של כל עובד ועובד בצוות, בקרת עומסים, איסוף נתונים והתאמת התגמול ביחס לביצועי העובד. ניהול חריגות  CAP

שימוש בדאטה לצורך העלאת הרווחיות

תחקור לקוחות בהיבט שעות עבודה, יעילות, משאבים המוקצים לטיפול בתיק, סוגי תיקים, ויצירת רשימות "מובילות" – סוגי התיקים הרווחיים ביותר, לקוחות, מחלקות, קטגוריות ועוד. כמו כן שימוש בנתונים הנוגעים להנחות במטרה לבחון עד כמה אלו היו יעילות ועד כמה קידמו את מכירות המשרד, מידע זה ייסע להקים תעריפון פתיחה וסגירה מדויק ומבוסס דאטה.

מסכי המערכת מובנים ומגיעים כברירת מחדל ולכן ניתנים להתאמה לצרכים הפרטניים של כל משרד ומשרד, כך שאם במשרדך נהוג לבצע מדידה ברמת התיק ולא ברמת הלקוח ניתן לבטא זאת במערכת ולאפשר לך לעבוד בהתאם לנוהלי העבודה שקבעת. באמצעות המערכת תוכל לגייס את הדאטה שעד כה לא נמצא לה שימוש לשירותיך – לשלוט בנתונים ולהבטיח בכל רגע נתון שמשרדך מתנהל ביעילות ובשקיפות מלאה של נתוני ביצועי צוות העובדים.