מערכות ניהול של מסמכים מסתנכרנות לכל הממשקים ושומרות בסדר וארגון את הידע הנצבר

(צילום: Freepik)

ישנן כיום מערכות האחראיות על ניהול מסמכים. הן עושות שימוש בכל המסמכים הדיגיטליים של החברה ומארגנות אותם. מאגר הנתונים עצום, והמערכות יודעות לתת לכל עובד בחברה את ההרשאה לחומר שהוא צריך להיחשף אליו ולעשות בו שימוש במהלך העבודה. ניתן בלחיצת כפתור לשתף מייל מסמך או קובץ, לקבוצה של נמענים מכל סוג והרכב. תפעול המערכת קל נוח ולא בכדי חברות גדולות וחברות קטנות רכשו מערכות כאלו לארגונם.

מערכת ניהול מסמכים עושה סדר בארגון:

ניתן לעלות כל מסמך כקובץ בקלות לענן

ניתן לשלוף כל מסמך בלחיצת כפתור

המערכת מארגנת ומסדרת את החומר בצורה יעילה ופשוטה

המערכת מסנכרנת חומר מכל המערכות השונות אשר בשימוש הארגון

השימוש במסמכים נעשה בצורה אחידה

אין צורך בתיקיות ודרייבים. עובדים עם Metadata

מנהלת את הידע הנצבר לפי תפקידים ולא לפי אנשים

חוסכת זמן יקר וניהול מסורבל של הידע העצום המצוי במסמכי החברה

המערכת פועלת על ענן

רבים מהארגונים טובעים בכמויות החומר הכתוב של החברה. לעיתים נשמרות כמה גרסאות לכל מסמך וכשמנסים לאתר את המסמך בים הידע הנצבר לא מוצאים את הגרסה העדכנית ביותר או שבכלל לא יודעים למצוא אותו בשלל המערכות והמקומות שהוא יכול להיות שמור בהם.  לעיתים עקב שינויי משרות ותחלופת אנשים נאבד ידע רב שנצבר לאורך השנים. מערכות ניהול של מסמכים מסתנכרנות לכל הממשקים ושומרות בסדר וארגון את הידע הנצבר. כאשר מבקשים למצוא מסמך,  המערכת תשלוף את המסמך על כל גרסאותיו.

המערכת פועלת על ענן וניתן להתחבר אליה עם טלפון ומחשב גם ללא אינטרנט.. הידע נגיש בכל זמן וניהול המידע קל.  המערכת מעלה את החברה וניהול הידע שלה למקום חדשני יעיל ומעודכן, מתאפשר יתרון על המתחרים בכל הנוגע למשאב הידע שהוא כאוצר לחברה כאשר מנוהל נכון. מהווה עוגן והשראה לעובדים, מייעל את ההתמצאות בכל דרגות הארגון וחוסך משאבים וזמן מאד יקר לעסק.

לעיתים עקב עזיבת עובד, פיטורים, או התקדמות בחברה נכנס עובד חדש ופעמים רבות בתהליך כזה הרבה חומר חיוני עובד, מסיבות שונות: דרכי עבודה שונות מידע שלא הועבר או מידע שנשכח. או נמחק. במערכת שמנהלת את המסמכים הידע הנצבר משויך לתפקיד ולא לאדם פרטי הממלא את התפקיד, לכן כל התכתובות, הקבצים והמסמכים יישמרו ויהיו זמינים לאדם שיחליף את העובד.

ישנן חברות שעדיין עובדות עם ארכיון שבו מתויקים מסמכים מנייר. ברור שמערכת ניהול מסמכים תפתור את בעיית המקום לאחסון והקושי למצוא מסמך אחד מכל התיקיות והמסמכים.

משאב הידע הוא בין המשאבים החשובים והמשמעותיים לחברות. הוא משמש מנוף רציני לקידום וייעול החברה ,ללימוד והסקת מסקנות. חברות יעריכו שאוצר זה יתנהל ביעילות וחכמה, ולכן רבות מהן מחזיקות מערכת לניהול מסמכים המנהלות את הידע שברשותם ומגנות עליו.