אז למי בעצם מתאים שעון נוכחות?

שעון נוכחות מתאים לכל סוגי הארגונים, החל ממשרדי ממשלה, חברות גדולות ועד לעסקים פרטיים וקטנים. בעידן העבודה ההיברידית, שעון נוכחות הפך לאמצעי חיוני ביותר עבור ארגונים שמפעילים עובדים בשלט רחוק. בעבור ארגונים עם דרישות גבוהות לאבטחת מידע, ישנם שעונים בעלי אמצעי זיהוי מתקדמים כגון זיהוי פנים או טביעות אצבע.

שעוני נוכחות ביומטריים

האפשרות הראשונה הינה שעוני נוכחות ביומטריים. לשעונים אלה יתרונות כמו יכולת זיהוי מדויקת של העובד באמצעות תכונות ביומטריות כמו טביעת אצבע, סריקת פנים ועוד. באופן זה ניתן למנוע רמאות ולהיות בטוחים כי מקבלים דיווחי נוכחות מהימנים ומדויקים. יחד עם זאת, החסרונות של כלי זה הינן עלות גבוהה באופן יחסי וכן דרישה לתחזוקה תקופתית מסוימת. חשוב לומר כי לאור אלה, לא תמיד כדאי להשתמש באמצעי זה בעסקים קטנים עם תקציב מוגבל.

שעוני נוכחות מגנטיים

שיטה נוספת הינה שעוני נוכחות מגנטיים, אשר הם פשוטים להתקנה ולהפעלה מה שמעניק להם יתרונות רבים, הטכנולוגיה פשוטה למדי ומדובר בשעונים וותיקים אשר כולם יודעים כיצד לעבוד איתם. החסרונות של השיטה הינן שניתן להשתלט בקלות על השעונים ויכולת הזיהוי אינה מדויקת כמו שעונים ביומטריים. כמו כן החיסרון בשעון נוכחות מגנטי הוא שהעובדים יכולים לעביר כרטיס מאחד לשני ללא ידיעת המעביד, דבר הגורם להפסד של אלפי ועשרות אלפי שקלים בשנה לעסק עבור שעות נוספות, חוסרים, היעדרויות ועוד.

שעוני נוכחות דרך אפליקציה

אפשרות רביעית הינה שעוני נוכחות דרך אפליקציה. הם בעלי יתרונות כמו גמישות גבוהה ואפשרות לניתוח נתונים בזמן אמת. השעונים רלוונטיים לשימוש מכל מקום ובכל זמן, בין אם העובד נסע למשרד בעיר אחרת או שמא הוא בחופשה בחו"ל. לעומת זאת, לשיטה חסרונות העוסקים בתלות של השעון ברשת אינטרנט ובקיומו של טלפון חכם של העובד. מכאן שהאמצעי מתאים בעיקר לחברות גדולות בהן ניתן להבטיח לכל עובד טלפון חכם שיהיה ברשותו.

כרטיסי נוכחות

יתרונות כרטיסי הנוחות טבועים בעיקר בקלות ובמהירות בהם ניתן לסמן נוכחות, הכרטיסים מתאימים בעיקר לעסקים קטנים ומשפחתיים והם מהווים פתרון קל ופשוט לדיווח הנוכחות. יחד עם זאת לכרטיסים חסרונות כמו האפשרות לרמות ולסמן דיווחי שקר מתוך כך שניתן להעביר את הכרטיסים מעובד לעובד בקלות.

שעון נוכחות בטאבלט

העובדים יכולים להחתים נוכחות בקלות ובמהירות באפליקציה המותקנת על הטאבלט. האפליקציה מסנכרנת אוטומטית את הדיווחים למול עדכונים קיימים במערכת, מתאפשרת הזדהות באמצעות קוד אישי או קוד QR. יתרונותיו כוללים נוחות ואלגנטיות ללא עלויות נוספות, כל הנדרש הוא עמדה נגישה וחיבור של כבל טעינה.

מילה לסיום

בעבור בחירה נכונה ומדויקת של שעון נוכחות חשוב לקחת בחשבון את כלל הצרכים של העסק, אלה יכולים להיות גודלו של העסק, כמות העובדים שמכיל, התקציבים שמתאפשרים, מערכות התשלום והניהול הקיימות ורמת הביטחון והסודיות שנדרשת. כמו כן יש לקחת בחשבון את החוקים אודות דיווחי נוכחות ומעקב אחר נוכחות העובדים ולפעול בהתאם לתקנות המקומיות, על מנת לפעול מחד בצורה המותאמת לחוק, ומאידך באופן שייטיב עם העסק עד כמה שניתן.