במשרדים רבים ניהול המלאי וההזמנות של הציוד המשרדי מהווה מעין "ילד חורג" מאחר שאין קשר ישיר אל המדדים העסקיים
(צילום: pixabay)
ניהול ציוד משרדי הוא אחד מאבני היסוד של כל עסק פעיל אך יחד עם זאת לא תמיד הוא מקבל את הכבוד הראוי בהקצאת משאבים לייעול המלאי והורדת העלויות.
בפועל ניהול נכון של מלאי משרדי נכון חוסך בעלויות, מגדיל את היעילות ולמען האמת הוא גם יכול להיות הרבה יותר קל.
מחפשים ספק אמין? להזמנת ציוד משרדי לעסקים באתר 'קרביץ' לחצו כאן
כל מה שצריך כדי לעשות את זה בהצלחה הוא ליצור פרוצדורת עבודה פשוטה למדי שמורכבת מ-3 חלקים:
- עובד אחראי.
- בחירת ספק.
- ניהול ובקרה.
הממונה על הציוד המשרדי
במשרדים רבים ניהול המלאי וההזמנות של הציוד המשרדי מהווה מעין "ילד חורג" מאחר שאין קשר ישיר אל המדדים העסקיים ולמרות החשיבות הגבוהה יהיו עובדים שיראו בתפקיד לא יותר מאשר סינג'ור כשבפועל מדובר בתפקיד סופר חשוב שיכול לשפר את התפוקה והיעלות וכמובן לחסוך לעסק אלפי שקלים בראייה שנתית.
איך לבחור את הממונה?
מומלץ להימנע מבחירת עובד חדש רק כדי לסמן "וי" מפני שעובד וותיק ומוערך יכול לדעת בדיוק מה צריך כל אחד, לא להיות חותמת גומי ולדעת מתי לומר לא לדרישה לא הגיונית או בזבזנית.
חשוב לבחור במי שמתנהל עם הציוד המשרדי על בסיס יומי כך שאם חשבתם להפיל את המשימה על מישהו מהמחסן, כדאי שתשקלו לוותר על הרעיון ולהעדיף דווקא את המזכירה הבכירה או מנהלת הלשכה.
לעתים קרובות יכולים להיווצר קונפליקטים בין מי שרוצה ציוד כזה או אחר לבין הצורך האמיתי בו. לכן חשוב מאוד שמי שיהיה אמון על ניהול והזמנת הציוד יהיה אסרטיבי ומבין וכן יוכל לתמרן ולנהל קונפליקטים שכאלה באופן שלא יצור חיכוכים במשרד.
איך לבחור ספק ציוד משרדי לעסק?
כשבוחרים ספק לציוד משרדי צריך לחשוב על שלושה היבטים:
- אנחנו מעוניינים בציוד איכותי.
- השירות חייב להיות אמין ומהיר.
- המחיר צריך להיות זול ככל שניתן.
הדרישות נראות לכם מוגזמות? תופתעו לגלות כמה קל למצוא ספק שיכול לעמוד בכולן. זכרו שמדובר בענף מאוד תחרותי עם עשרות מתחרים כך שלא חסר מי שמנסה להוריד את המחירים, לקצר את זמני המשלוח ובכלל לספק לכם שירות טוב יותר רק כדי שתבחרו בו.
כמה סניפים או משרדים יש לעסק?
אם מדובר במשרד בודד ישנה אפשרות לרכוש את הציוד המשרדי מספק מקומי שקרוב אליכם. לעומת זאת אם מדובר במספר סניפים שממוקמים בערים שונות, מומלץ מאוד להזמין את הציוד מספק גדול שמבצע משלוחים לכל הארץ.
באופן הזה כוח הקנייה שלכם יעלה, תוכלו להשיג מחירים יותר טובים ויהיה איש קשר יחיד שמולו תעבדו.
בחירה בספק ציוד משרדי גדול או קטן?
ספק קטן יכול לתת לכם שירות אישי ולעשות שמיניות באוויר כדי שתהיו מרוצים.
ספק גדול לעומת זאת יכול להציע לכם מחירים מאוד זולים – במיוחד אם מדובר בספק שמייבא באופן עצמאי ומוכר את המוצרים תחת המותג שלו.
מה עושים? מקבלים מספר הצעות מחיר ובוחרים במי שיכול לשרת אתכם טוב יותר ובמחיר זול.
מדיניות משלוחים
מומלץ לבחור בספק שמציע לכם משלוחים מהירים של לא יותר מיומיים עד 3 ימי עסקים. כמו כן חשוב לוודא שהמשלוחים אינם עולים לכם כסף.
ניהול המלאי של הציוד המשרדי ובקרה
איך מנהלים את המלאי ומבקרים אותו? ראשית צריך להדגיש את החשיבות של הנושא בפני העובדים ולספק גב אמיתי למי שממונה על המשימה.
שנית, מצאו דרכים לתגמל את מי שמנהל את הציוד המשרדי. התגמול אינו חייב להיות כספי ולעתים מילה טובה בפורום או ברשימת התפוצה הנכונים יכולה לעשות את העבודה.
לבסוף, חשוב ליצור דוח תקופתי למעקב של מנהלי הארגון ושיכלול את ההוצאות השוטפות עבור ציוד משרדי וכן מקרים של מחסור או אי עמידה ביעדים מצד הספק.
