בין אם מדובר בפתיחת עסק חדש או התנהלות של עסק קיים, עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ, כולם זקוקים לשירותי הנהלת חשבונות. קבלת השירות באינטרנט הוא פתרון חדשני יחסית המוצע לעסקים קטנים ובינוניים.
ישנם ארגונים המחזיקים מחלקה משלהם לצורך זה, או לכל הפחות שכיר/ה בתחום. מנהלת חשבונות מוסמכת המבצעת את המטלות הקשורות לשכר, חשבוניות וקבלות, דו"חות וכדומה, וישנם המעדיפים להסתייע בשרות הנהלת חשבונות חיצונית.
אילו סוגי שירותים נכללים תחת הנהלת חשבונות?
קיימים לא מעט משרדי רואי חשבון המספקים מגוון שירותים, אליהם ניתן להפנות את החומרים והניירת המשרדית לצורך ארגון, הוצאת חשבוניות, הפקת דו"חות, הנפקת משכורות ועוד. מן הסתם מדובר בשירות בתשלום וככל שהעסק עולה ופורח גם התשלום הנדרש צומח אתו. אפשרות אחרת שקיימת היא הנהלת חשבונות באינטרנט. בעולם בו האינטרנט מאפשר לנו להיות הרופאים של עצמנו ולאבחן בקלות מחלות, להפוך למומחים בתחום החינוך, הטיפול, הפרעות הלמידה, הבישול, ועוד, הך טבעי שנוכל לספק לעצמנו שירותים שבעבר נזקקנו לאנשי מקצוע עבורם.
מהי הנהלת חשבונות באינטרנט למי זה מתאים?
על מנת לשלוט בתחומים הפיננסים של המשרד, הנהלת חשבונות באינטרנט מצריכה רכישת תוכנה. קיימות מספר תוכנות המיועדות לכך בשוק, וכדאי לבקש התנסות ראשונית לפני רכישת מנוי מתמשך על מנת להכיר את התוכנה, לבחון עד כמה היא ידידותית למשתמש והאם היא עונה על צרכי העסק.
השירותים אותם ניתן להפיק מתוכנה שכזאת הם רבים: פתיחת תיקים ברשויות השונות דוגמת מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי, הפקת מסמכים עסקיים, דו"ח רווח והפסד, פיקוח שוטף על רישומי הנהלת החשבונות המתבצעים במשרד, הגשת הצהרת הון והגשת דו"ח שנתי למס הכנסה, הפקת תלושי שכר לעובדים ועוד. חשוב לציין כי מאחורי התוכנה עומד צוות מקצועי המנהל את הידע שתזרימו אליה ואינכם נתונים לחסדיהם של האלגוריתמים שבנו את התוכנה. דבר נוסף שחשוב לבדוק לפני רכישת תוכנה שכזאת היא רמת התמיכה שמספקת החברה. אין לוותר על הדרכה ראשונית שתבוצע לבעלי העסק, למנהל או לכל מי שימונה על ידו לטפל בתחום הנהלת החשבונות בארגון, ולאחר מכן במקרה של תקלה, טעות או כל צורך אחר תמיכה טכנית טלפונית זמינה. אינכם רוכשים את התוכנה אלא מנוי לשימוש בה לזמן מוגדר (לרוב שנה או יותר). סביר להניח כי במקרה שתהיו מרוצים תמשיכו לעבוד עם התוכנה והחברה המספקת אותה, שכן מדובר בנוחות גדולה (על פני עבודה עם רואה חשבון המצריכה פגישות, דיווח שוטף ועוד) וחיסכון משמעותי בעלויות.
פרמטר נוסף שיש לתת עליו את הדעת לפני בחירת חברה ותוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט הוא נושא אבטחת מידע. כל המידע העסקי שתצברו יתנקז למערכת זו. רווחים והפסדים, מידע על עובדים, מידע על לקוחות, הצעות מחיר ועוד. מיותר לציין מדוע לא תרצו שכל המידה הזה יתגלגל לידיים זרות, ומשום כך יש לוודא שמדובר בתוכנה מאובטחת, שהעבודה אתה מתבצעת בעזרת סיסמא פרטית וכמובן לשמור את הסיסמא והמידע רק אל מול מי שזקוק לה בפועל לבצוע העבודה.
